およそ、半年前ぐらいを目安にして開催日を設定しましょう。半年前は、参加者の都合を考えるという意味合いの他に、実行する幹事チームも余裕を持って進めていく為です。また会場とのやりとりや参加者への参加の促しも段階的におこなえますので、関わる人達が、余裕を持って当日まで進められるように開催日を設定しましょう。

同窓会といっても、その規模は様々です。クラス単位なのか学年単位なのか。おおよそ想定される人数を確認し、人数を踏まえた会場をいくつかリストUPしましょう。

いくつか会場をリストUPしましたら、会場の使用料を踏まえた参加費をそれぞれ算出しましょう。催しの中で、スクリーンやプロジェクターなど、オプションの経費も必要になることも踏まえて、金額は多めに算出しておきましょう。

同窓会なので歓談の時間がメインとなるイメージがあるかと思いますが、受付からの席の誘導。
着席してからの挨拶などの流れ、挨拶は誰が行うか。また中だるみがないよう、中盤に催しを用意するなど。
実際行った場合を想定すると、やることが結構あることに気が付きます。メインとなる幹事が催しを組み立てたら、幹事チームに草案を共有して取りこぼしの無いように二重、三重チェックをしましょう。

まずはやることを箇条書きで列挙し、チーム全体で把握しつつ、役割分担をしていきましょう。また、役割を決めたら、共有する機会のスケジュールを作成しましょう。今は、LINEのグループ等で随時共有しつつ、ノート等も使いながら必要事項をとりまとめた書類を更新していけますので、グループで一元化できるように進めていきましょう。

予め役割分担はしつつも、出席者への確認は幹事チーム全体で把握していきましょう。その上で、会場との連携も忘れずに。

①参加者の参加人数の把握
②会場との連携

①と②は最重要とも言える無いようです。

齟齬があった場合は、会場にも迷惑がかかりますし、実際の参加人数より少なく会場に伝えていた場合は、参加者にも迷惑がかかります。この2点は神経質なくらい確認作業してもいいのかもしれません。

スケジュールと役割分担をしっかり進めて、楽しい同窓会を成功させましょう。