会場とのやりとりの中で、行き違いがあると双方にとって良くないので、書面に残すようなやりとりをおすすめします。都度、書面でなくとも最終決定事項は必ずメールなどの書面にてやりとり。電話でやりとりする際も、双方で名前のやりとりを確認することも必須です。

企画を立てる際、幹事グループで共有しながら進めると思いますが、会場とのやりとりは一人に任せてしまうケースも少なくありません。会場とのやりとりは、常に幹事グループ内で共有しながら進めましょう。

会場の担当者と良好な関係であるように努めましょう。こちらが利用する側であっても、過度な要求や、不躾な態度などは控えて、会場との信頼関係を築くことも同窓会当日を気持ちよく迎える為にとても大事なことです。