多くの会場では、以下のように日数によってキャンセル料が段階的に発生します。

ポイント
「いつまでなら無料か？」「何日前から何％か？」を必ず把握しておきましょう。

参加人数が減ったとき、何日前までなら無料で変更可能かはとても大事です。たとえば：

• 3日前まで人数変更OK → 無料

• 2日前からキャンセル料発生（1人につき○○円）

ポイント
「確定人数の締切日」があるかを確認し、参加者の出欠確認は早めに行いましょう。

屋外の会場や移動が必要な会場では、悪天候や自然災害時の対応規定もチェックしておくと安心です。

• 台風・地震等の場合：キャンセル料免除のケースも

• 通常の雨では対象外、ということもあるので要注意

直近では、感染症による開催中止に対して柔軟な対応を取る会場も増えています。

ポイント

• 「急な体調不良で人数が減った場合の対応」

• 「行政からの開催自粛要請時のキャンセル扱い」

• 事前入金必須か？

• 当日払いOKか？

• キャンセル料はどう支払うのか？

これらを事前に把握しておくと、支払いトラブルを防げます。

キャンセル規定は、口頭だけで済ませず、必ず書面やメールで確認・保存しておくと安心です（トラブル防止の証拠として有効）。

□ キャンセル料が発生する日数・割合は？

□ 人数変更の期限と条件は？

□ 悪天候・自然災害・感染症時の対応は？

□ 支払い方法・タイミングは明確？

□ 書面で規定をもらった？