同窓会の成功には、当日のスムーズな進行と快適な空間づくりが欠かせません。そのためには、実際に会場を自分の目で確認する「下見」が非常に非常に重要です。

下見をするメリット

●実際の雰囲気がわかる
写真だけでは伝わらない、会場の広さや内装、照明の明るさ、音の響きなどを体感できます。
●動線やレイアウトを確認できる
受付の場所やスムーズな導線、スピーチや映像演出に適した位置など、幹事目線でのチェックが可能です。
●設備や備品の有無を確認
マイク・プロジェクター・スクリーン・BGM・控室など、必要なものが揃っているか、無料か有料かなど細かく把握できます。
●スタッフの対応や柔軟性を知れる
会場担当者の対応の丁寧さや、要望への対応力は、同窓会の進行に大きく影響します。事前に話をしておくと安心です。

下見に行くタイミングは？

●予約前に一度見学するのが理想
人気会場の場合、仮予約を入れてから下見する流れでもOKです。
●できれば開催予定の時間帯に行く
昼・夜で雰囲気が変わるため、できる限り同じ時間帯に下見するとイメージしやすくなります。
●幹事複数人で行くのがおすすめ
見るポイントが分散でき、客観的な意見が出やすくなります。

実際に足を運ぶ価値は高い

下見をすることで、「思っていたのと違った…」というトラブルを避けることができます。
会場によっては下見の予約が必要な場合もあるので、候補を決めたら早めに連絡するのが◎です。
会場選びに迷っている場合ほど、現地での確認が判断材料になります。
会場を決める前に、ぜひ一度、実際に見て確かめてみましょう。