同窓会を企画する上で、大切なことの一つとして参加人数の規模です。参加者の有無は流動的であっても、おおよその参加人数自体は想定できるかと思いますので、幹事グループ内で参加人数の把握を徹底しましょう。
また立席にするのか着席にするかで参加人数の規模も異なりますので、そちらも事前に決めておきましょう。

会場の雰囲気の好みは人それぞれではありますが、大きく2種類に分けるなら、厳かな雰囲気にするか、賑やかなで華やかな雰囲気にするか。を軸に考えてみましょう。
また行う催しによって、会場に備わっている機器や、会場の構造。ステージがあるかどうかもポイントなので、式次第や催しに応じて選んだり、場を盛り上げてくれそうな会場をベースとして催しを考えるのもいいかもしれません。

料理に関しては、もちろん誰しもが好む美味しいお料理であることは前提としても、規模や招く方にもよりますが、あまりに高級過ぎてもせっかくの場が静まってしまう恐れもあります。カジュアルめのほうが和気あいあいと楽しいムード作りの後押しはしやすいかと思います。
またアレルギーのチェック、会場とのすり合わせも大切です。

会場の場所がわかりづらいと、幹事側も案内を作りづらいというこもありますし、当日に問い合わせがあると当日の会も滞ってしまう恐れがあります。
また車でないといけない場所の場合は、車を所有してない方は、参加されない場合もあるかもしれません。できるだけ、公共交通機関でアクセスしやすく、さらにその駅から徒歩圏内の場所がおすすめです。
さらにロケーションが良ければ尚良しなので、催しの前後も想定して会場選ぶことも大切です。

会場選びは、大きさやアクセスだけではなく、行う催しの内容によって使える設備があるかの確認も必ずしましょう。会場によってはオプションであるか、そもそもない場合もあります。
その為、式次第は早めにつくって、マイクが何本必要か等、細かく取り決めをした上で会場選びをしましょう。